Přeplněná e-mailová schránka s haldou nepřečtených e-mailů, doručená pošta v osmi zbytečných složkách, zamrzávající poštovní klient, který přestává zvládat nezpracovanou korespondenci. Pokud to u vás vypadá obdobně, ale přejete si mít ve schránce uklizeno, dejte si to jako novoroční předsevzetí. Inspirovat ke změně vás může systém Zen To Done (Zenem k hotovému). Jde o jednoduchý způsob řízení práce, pomocí kterého nahradíte škodlivé návyky těmi užitečnými.
Určete si priority
Jakmile si ráno otevřete poštu, jednejte s rozvahou a určete si priority. Časově náročnou a důležitou komunikaci si rozplánujte, zvládnete ji pak lépe. „Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte hned,“ doporučuje Jan Dvořák ze školicího střediska Gopas.
Nebuďte otrokem e-mailů
Vybudujte si návyk nekontrolovat schránku častěji než po hodinových intervalech. Zbavíte se nutkání okamžitě reagovat na každé oznámení příchozí pošty, lépe se budete soustředit na rozdělenou práci, protože od ní nebudete neustále odbíhat. Dělat 10 věcí najednou, ale žádnou pořádně, není ctnost, ale zlozvyk, který vás brzdí nejen při e-mailové komunikaci.
Delegujte úkoly kolegům
Zvažte rovněž, zda lze některé úkoly, které souvisejí s pracovní poštou, delegovat kolegům. Pokud není možné věc delegovat a úkol nevyžaduje okamžitou reakci, udělejte si v kalendáři poznámku s termínem odpovědi a poté záležitost dotáhněte do konce.
Zjednodušte systém emailových složek
„Pokud jste si vytvořili složitý systém mnoha zbytečných emailových složek, do kterých se vám automaticky přesouvá doručená pošta například podle odesílatele, obsažených příloh nebo jiného kritéria, zkuste jej zjednodušit. Více složek znamená více času a pozornosti, kterou musíte věnovat kontrole každé z nich. V takovém roztříštěném prostředí docela snadno ztratíte orientaci a namísto důležitých neodkladných věcí můžete dávat přednost nepodstatným úkolům,“ uzavírá Jan Dvořák.
Sledujte nás na sociálních sítích:
