Firemní e-mailová komunikace je v dnešní době natolik samozřejmá, že si mnozí zaměstnanci přestali klást otázku, zda se svým poštovním klientem pracují efektivně. Z pomůcky, která měla urychlovat práci, si tak nevědomky mohou vytvářet dalšího časožrouta. Spolu s odborníkem proto nabízíme několik praktických doporučení a pravidel, která jsou třeba mít při práci s poštovním klientem na paměti.
Nekoncepční práce s poštou
Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola e-mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte.
E-mail bez předmětu zprávy
Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět e-mailu proto nikdy nevynechávejte. „Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu,“ doporučuje Jan Dvořák, výkonný ředitel počítačové školy.
Chybí úkolový kalendář
Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru, a navíc máte náchylnost k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických pripomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu. Definujte si rovněž dobu na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.
Relevantní adresáti nejsou v kopiích
Nechtěného časožrouta si snadno vyrobíte i v případě, že přestanete dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. „Snadno pak ztrácíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný,“ uzavírá Jan Dvořák z Gopasu.
