Čtyři časožrouti v e-mailové komunikaci: Brzdí i vás?

Firemní e-mailová komunikace je v dnešní době natolik samozřejmá, že si mnozí zaměstnanci přestali klást otázku, zda se svým poštovním klientem pracují efektivně. Z pomůcky, která měla urychlovat práci, si tak nevědomky mohou vytvářet dalšího časožrouta. Spolu s odborníkem proto nabízíme několik praktických doporučení a pravidel, která jsou třeba mít při práci s poštovním klientem na paměti.

Nekoncepční práce s poštou

Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola e-mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

E-mail bez předmětu zprávy

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět e-mailu proto nikdy nevynechávejte. „Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu,“ doporučuje Jan Dvořák, výkonný ředitel počítačové školy.

Chybí úkolový kalendář

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na snadno ztratitelné kousky papíru, a navíc máte náchylnost k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických pripomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu. Definujte si rovněž dobu na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Relevantní adresáti nejsou v kopiích

Nechtěného časožrouta si snadno vyrobíte i v případě, že přestanete dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. „Snadno pak ztrácíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný,“ uzavírá Jan Dvořák z Gopasu.






Zdarma produkt k testování!

Staň se testerkou!

Reklama


Horoskopy

Beran

Beran

21. 3. - 20. 4.

Jste systematický člověk, a tak vám příliš nevyhovuje, pokud se musíte věnovat hned několika věcem najednou. Ne že by vám to dělalo nějaké potíže, ale máte vždy pocit, že když se nemůžete něčemu věnovat naplno, hrozí, že budete dělat chyby. A na to nejste příliš zvyklí. Zkuste se na chvíli odpoutat od své snahy o dokonalost, uvidíte, že se vám u... Více

Vybrat znamení

Nastavení horoskopu

Vyberte si znameni, které chcete zobrazovat.

Diskuze

9 Příspěvků
Poslední příspěvek včera
99 Příspěvků
Poslední příspěvek včera
56 Příspěvků
Poslední příspěvek 11.4.

Pro pokračování se musíte registrovat nebo přihlásit

Přihlásit se Registrovat